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人文社会科学学院首问负责制
发表时间:2011/12/02 02:52:48
    根据《湖南农业大学首问负责制》和本院实际,特制定首问负责制。
    一、首问负责制是指服务对象到达或致电学院各系部,接受询问的首位工作人员必须负责解答、办理或交办、承办的制度。
    二、首问责任人是指在本系部范围内第一个接受服务对象来电、来访、来信、来函或询问相关事务的工作人员。
    三、首问负责制遵循“首问负责,对口接待”的原则。首问责任人要耐心听取服务对象的陈述,并依据法律、法规或相关政 策规定,认真、负责地解答或处理。
    四、对属于本人职责范围,且符合规定、手续齐全的事项,应当立即办理;手续不齐全、不能立即办理的,要说明理由,按“一次告知制”要求予以告知;属于法律、法规及政策规定不能办理的,首问责任人必须明确答复,并耐心、细致地做好解释工作。
    五、服务对象所提问题不属于首问责任人或其所在单位职责范围的,首问责任人应耐心解释,并帮助其联系相关系部工作人员,或者告知办公地点和联系方式。经办人员联系不上的,应记录服务对象需办理的事项及其联系方式,并尽快转交经办人员回复。
    六、服务对象所提出事项一时难以答复或需请示、协调的问题,首问责任人应请服务对象留下联系方式,并约定答复方式与时间,经请示、协调后,再予答复。再予答复时间一般应在5个工作日内完成。因事项重要不能在5个工作日内答复的,也要在5个工作日内联系服务对象,说明延时原因,商量答复时间,并尽快请示给予答复。
    七、各办公室均应设立来电、来访登记簿,由首问责任人负责及时填写。
    八、首问责任人要熟悉本办公室岗位职责和工作流程。接待服务对象要热情礼貌,使用文明用语。
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